Hoe organiseert u de ideale direct mail?

Door een jarenlange ervaring is Euro Mail in staat om directmailacties zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. De praktijk leert dat er vaak meer bij komt kijken dan in eerste instantie gedacht wordt. Door Euro Mail vroegtijdig in het proces te betrekken, kan veel tijd, geld en energie bespaard worden.

Tips

Denk goed na over de doelstellingen die u wilt bereiken
Denk goed na over doelgroepen
Denk goed na over de boodschap die u over wilt brengen
Denk goed na over de vorm van uw direct mail
Denk goed na over uw planning in relatie tot de uitvoering
Denk goed na over de juiste distributieoplossing
Denk goed na over responsvormen
Denk goed na over responsopvolging
Informeer uw organisatie en andere betrokkenen
Welke media wilt u naast direct mail nog meer inzetten?
Evalueer
Denk goed na over de doelstellingen die u wilt bereiken
Direct mail is een middel om uw organisatiedoelstellingen te bereiken en is dus geen doel op zich. Het is een middel om bijvoorbeeld:
- aan nieuwe klanten te komen | acquisitie
- uw klanten andere diensten/producten te laten afnemen | cross sell
- uw huidige klanten meer van uw huidige portfolio te laten afnemen | up sell
- uw klanten te behouden en loyaliteit te creëeren | retentie
- vertrokken klanten terug te winnen? | win-back

Formuleer daarom doelstellingen. 25% meer verkoop van een nieuw product? 100 verzoeken voor een brochure? € 30.000 extra omzet binnen drie maanden? 250 klanten terugwinnen? 1.000 bezoeken op de vernieuwde website? Kortom, wat wilt u precies bereiken met uw mailing?

Denk goed na over doelgroepen
Met wíe wilt u communiceren? Oftewel: wíe zijn uw doelgroepen? Hoe helderder de doelgroepomschrijving des te scherper de selectie. Een goede en scherpe selectie van klanten en/of prospects bevordert namelijk het rendement van uw directmailactie. Euro Mail kan u hierin adviseren.

Denk goed na over de boodschap die u over wilt brengen
Maak gebruik van de elementen waarin uw dienst of product in de ogen van uw doelgroep uniek is en voldoende onderscheidend is ten opzichte van concurrerende aanbieders. Beperk u per mailing tot één centrale boodschap. Verschillende boodschappen kunnen ten koste gaan van de effectiviteit van uw mailing.

Denk goed na over de vorm van uw direct mail
Hóe wordt de DM vorm gegeven? Denk aan de envelop, banderol (adresbandje), koker of doos, de brief en een bijlage zoals een folder of brochure, een eventuele premium en responseonderdelen als antwoordkaart, -formulier of -envelop. Moet de envelop speciaal worden aangemaakt of kies je een standaardformaat? Ook zal het gewicht van uw poststuk een belangrijke rol spelen bij de distributiekosten. Neem in deze fase dus contact met Euro Mail op. Euro Mail kan u gericht advies geven waarmee u tijd, maar ook veel geld kunt besparen.

Denk goed na over uw planning in relatie tot de uitvoering
Het moment waarop uw mailing op de "deurmat" moet vallen, bepaalt de (beschikbare) doorlooptijd van de zogenaamde DM-keten. Een goede planning is nodig om de doelstellingen van uw direct mail te halen. Zeker wanneer u gebruik maakt van teasers en herinneringsmailings.

Denk goed na over de juiste distributieoplossing
Een wezenlijk onderdeel van de kosten per poststuk. Gemiddeld bestaat tweederde van de kosten uit het verzenden van het poststuk. Euro Mail kan u als distributiespecialist uitgebreid adviseren over de beste 'postzegel' op uw poststuk. Daarmee kunt u substantieel op uw budget besparen.

Denk goed na over responsvormen
Elke directmailactie bevat een boodschap die vaak om een reactie van de ontvanger vraagt. Denk aan antwoordcoupons, winkelbezoek, telefonische aanvragen, SMS, email, landingspagina's op uw website etc. Dit hangt dus automatisch samen met de responsopvang en beïnvloedt het volledige kostenplaatje van de actie.

Denk goed na over responsopvang en -opvolging
De inrichting van de responsopvang is een zeer kritisch moment. Het is vaak het moment waarin door u geschepte verwachtingen waar moeten worden gemaakt. Naast een goede en accurate opvang is de opvolging randvoorwaardelijk voor het succes van de actie.Als de klant bijvoorbeeld reageert door de inzending van een coupon, zorg er dan voor dat de verwerkingstermijn zo kort mogelijk is en dat de klant conform de verwachtingen iets ontvangt.

U moet zich dan ook altijd afvragen of uw organisatie ingericht is op het ontvangen van reacties op uw directmailactie. Verwacht u substantiële respons? Neem geen risico en besteed dit uit. Euro Mail kan u uitgebreid adviseren over en assisteren bij mogelijke knelpunten in de responsopvang. Er zijn tal van oplossingen: van het verzenden in batches om spreiding te bewerkstelligen tot het inrichten van telefonische opvang

Informeer uw organisatie en andere betrokkenen
Maak een inschatting wat de actie voor uw organisatie betekent en zorg voor een goede briefing van de eigen organisatie en andere betrokkenen.

Welke media wilt u naast direct mail nog meer inzetten?
Kiest u voor een multichannelbenadering, zorg er dan voor dat alle kanalen op elkaar zijn afgestemd in zowel timing als boodschap. Zorg voor een plan voor de verwerking van de response, de doorlooptijden en de rapportages.

Evalueer
Wat heeft het allemaal opgeleverd? In hoeverre zijn uw doelstellingen - hetzij op korte termijn, hetzij op lange termijn - van de directmailactie bereikt? Zodra voldoende inzicht in de respons is, dient u dit na elke mailing af te vragen. Maak, indien enigszins mogelijk, op basis hiervan een nacalculatie. Een goede analyse kan een schat aan informatie opleveren. Daarnaast zijn de responscijfers van acties van wezenlijke betekenis om ook in de toekomst beter met direct mail te scoren.

Verder helpen tussentijdse evaluaties van een lopende actie om waar nodig bij te sturen. Denk tenslotte ook aan het evalueren van het gehele proces rond uw directmailactie.